Modul de înregistrare a echipamentelor de casă și de control este stabilit în Regulamentul cu privire la modul de evidență și sigilare a echipamentelor de casă și de control, aprobat prin Ordinul directorului SFS nr. 632/2020.

      Astfel, fiscalizarea mașinii de casă și de control/imprimantei fiscale (în continuare MCC/IF) este operație prin care memoria fiscală a MCC/IF devine activă (regim de funcționare a MCC/IF care asigură înregistrarea datelor fiscale în memoria fiscală și transmiterea concomitentă către sistemul informațional al SFS – regim fiscal).

      Fiscalizarea MCC/IF se face de către centrele de asistență tehnice pentru MCC/IF.

      La fiscalizerea MCC/IF centrul de asistență tehnică efectuează următoarele acțiuni:

a) notifică I.P. „Centrul Tehnologii Informaționale în Finanțe” privind acordarea accesului la adresa IP statică;

b) verifică capacitățile funcționale și de transmitere a documentelor emise/generate de MCC/IF (bon de casă emis la fiscalizare, bon de casă/document fiscal, bon de serviciu introducere/extragere de numerar, Raport de închidere zilnică (Raport Z), Raport de verificare (Raport X)) în SIA „Monitorizarea electronică a vânzărilor” imediat după formarea acestora;

c) introduce în memoria fiscală a MCC/IF numărul de înregistrare atribuit de Serviciul Fiscal de Stat, cu transmiterea în SIA „Monitorizarea electronică a vânzărilor” a bonului de casă emis de MCC/IF la fiscalizarea acesteia;

d) aplică sigiliul de protecție pe carcasa MCC/IF.

      Fiscalizarea sistemului informatic cu sau fără dispozitive electronice destinate pentru înregistrarea operațiunilor de casă, fără imprimante fiscale (în continuare – sistemul informatic) sau a dispozitivului electronic constă în atribuirea de către subdiviziunea SFS, la înregistrarea sistemului informatic sau dispozitivului electronic a unui număr unic de identificare în Sistemul Informațional al Serviciului Fiscal de Stat (SISFS) pentru transmiterea informației la serverul SFS despre operațiunile de plată efectuate (în continuare procedura de integrare în sistemul informatic „Gateway Fiscal”/sistemul informatic valutar/ Sistemul Informațional Automatizat „Monitorizarea electronică a vânzărilor”).

     La fiscalizarea sistemul informatic sau a dispozitivului electronic I.P. „Centrul de Tehnologii Informaționale în Finanțe” sau prestatorii serviciilor de plată:

a) solicită prin intermediul email de la furnizorul sistemului informatic accesul la modulul de administrare/fiscalizare pentru introducerea numărului de înregistrare a ECC atribuit de SFS şi parola generată de SIA "MEV";

b) introduce în sistemul informatic numărul de înregistrare atribuit de SFS, cu transmiterea în SIA "MEV" a documentului fiscal emis de sistemul informatic la fiscalizarea acestuia;

c) verifică capacităţile funcţionale şi de transmitere a documentelor emise/generate de sistemul informatic (document fiscal emis la fiscalizare, bon de casă/document fiscal, bon de serviciu introducere/extragere de numerar, Raport de închidere zilnică (Raport Z), Raport de verificare (Raport X)) în SIA "MEV" imediat după formarea acestora.

      Potrivit art. 8 alin. (2) lit. c) din Codul fiscal nr. 1163/1997, contribuabilii sunt obligați să efectueze încasările bănești în numerar prin intermediul echipamentelor de casă şi de control (în continuare – ECC), respectând reglementările aprobate de Guvern, inclusiv Lista genurilor de activitate al căror specific permite efectuarea încasărilor băneşti în numerar fără aplicarea echipamentelor de casă și de control.

       Totodată, conform pct. 3 din Regulamentul cu privire la exploatarea echipamentelor de casă şi de control pentru efectuarea decontărilor în numerar şi/sau prin alt instrument de plată aprobat prin Hotărârea Guvernului nr. 141/2019, la efectuarea decontărilor băneşti în numerar şi/sau prin alt instrument de plată pentru operaţiunile economice cu plătitorii, contribuabilii sunt obligaţi să utilizeze echipamentul de casă şi de control, eliberând plătitorilor bonurile de casă/documentele fiscale emise de acesta, sau să transmită în formă electronică la numărul de telefon sau adresa electronică indicată, în cazul prezentării până la momentul achitării de către plătitor a datelor privind numărul de telefon sau adresa electronică.

       Punctul 2 din același Regulament definește operațiunea economică drept fapt economic care constă în vânzarea de bunuri, executarea de lucrări, prestarea de servicii, perceperea contravalorilor bunurilor, lucrărilor, serviciilor, perceperea plăţilor fiscale/nefiscale şi a altor încasări.

        Astfel, în conformitate cu prevederile legislației în vigoare, încasările de numerar a gajului nu sunt scutite de aplicarea ECC. Prin urmare, sumele încasate în numerar de la clienți se vor înregistra în ECC cu emiterea bonului de casă, care se transmite plătitorului.

       Conform pct. 20 subpct. 2) din Regulamentul cu privire la exploatarea echipamentelor de casă şi de control pentru efectuarea decontărilor în numerar şi/sau prin alt instrument de plată aprobat prin Hotărârea Guvernului nr. 141/2019, casierul este în drept să elibereze cumpărătorilor (clienţilor) mijloacele băneşti în numerar din sertarul pentru bani al MCC/IF sau din alt loc special destinat, amenajat pentru primirea şi păstrarea temporară a mijloacelor băneşti pentru rambursarea gajului/depozitului.

       La efectuarea operaţiunii de eliberare a numerarului, suma spre plată se înregistrează în echipamentul de casă și de control prin operaţiunea nefiscală de eliberare (extragere) de serviciu a numerarului.